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東北大学在留資格認定証明書(COE)Web申請システムの手続き

東北大学在留資格認定証明書(COE)申請手続きの流れ

coe

  1. 受入部局 → 申請者(来日予定者)
    受け入れが確定した(注1)ら、以下の書類を東北大学受入部局担当者(注2)から申請者にe-mailで送付します。

    Form1: 在留資格及びビザ(査証)の取得手続きについて
    Form2: COE Web申請及びビザ(査証)申請書のためのインフォメーションシート
    (注1)受け入れ確定のタイミングは、部局、受入対象者によって、出願時点、指導教員が決定した時点など、それぞれ異なりますが、おおむね、来日の3か月以上前には必ず申請者あて情報を送信してください。

    (注2)部局によっては、受入研究室の担当者の場合があります。
  2. 申請者 → 国際交流サポート室
    申請者はForm1とForm2を受け取ったら、指定のURLから情報を入力し、添付書類をアップロードして申請を完了します。添付書類がアップロードできない場合は、e-mailで東北大学国際交流サポート室あて送ります。
  3. 国際交流サポート室 → 受入部局
    国際交流サポート室は、Web申請の内容をチェックし受入部局に承認依頼をします。
  4. 受入部局 → 国際交流サポート室
    受入部局は、Web申請の内容を確認し、受入予定者であれば承認し、受入予定者でない場合は却下します。承認の場合は必要な情報を入力します。
    (注3)受入件数が多い場合は、あらかじめ申請予定者について必要な情報を一覧で国際交流サポート室までe-mailで送付します。
  5. 国際交流サポート室 → 入国管理局
    国際交流サポート室は仙台入国管理局に在留資格認定証明書交付申請書を提出します。入国管理局における標準処理期間は1~3か月です。
  6. 国際交流サポート室 → 申請者
    国際交流サポート室は、仙台入国管理局に書類提出後に、申請したことをe-mailで申請者あてに通知します。その際、Web申請で申請者が入力したCOE送付先住所の確認をしますので、別の住所に送付してほしい場合は、国際交流サポート室に新しい送付先住所を連絡します。
  7. 入国管理局 → 国際交流サポート室
    COEが発行され、東北大学国際交流サポート室あて郵送されます。
  8. 国際交流サポート室 ←→ 申請者
    国際交流サポート室は申請者がWebシステムで入力した送付先住所にCOEを国際郵便で発送します。それから発送したことと国際郵便の追跡番号を知らせるためのe-mailを申請者に送信します。申請者はCOE受取後、受領確認のe-mailを国際交流サポート室に送信します。
  9. 申請者 ←→ 日本大使館または総領事館
    申請者はビザ申請書・証明写真・パスポート・COE・その他必要書類を持ってビザ(査証)の申請をします。
  10. 申請者
    ビザ(パスポート)とCOEを持って日本に入国します。入国審査官にCOEを提出します。

「申請者」向け在留資格認定証明書(COE)の取得手順

  1. 申請者は受入予定部局から以下の書類を受け取る。
    Form1: 在留資格及びビザ(査証)の取得手続きについて
    Form2: COE Web申請及びビザ(査証)申請書のためのインフォメーションシート
  2. 申請者はWeb申請で必要情報を入力する。
  3. 申請者は必要書類をシステムにアップロードする。システムにうまく書類がアップロードできない場合は、e-mailで送付する。

必要書類についてはForm1:「在留資格及びビザ(査証)の取得手続きについて」に詳細が記載されているので、必ず確認してください。
送付先 e-mailアドレス: supportoffice@grp.tohoku.ac.jp

※2.のWeb申請が完了し、3.の必要書類が国際交流サポート室に届くと、東北大学での在留資格認定証明書申請の受付が完了したことになります。

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ビザ(査証)の申請手順

COEが到着後、申請者が最寄りの日本大使館または総領事館へビザ(査証)の申請を行います。

必要書類

  • ビザ申請書(証明写真貼付)
  • 旅券(パスポート)
  • 在留資格認定証明書(COE)
  • その他の必要書類

※必ず申請前に、最寄りの日本大使館または総領事館のウエブサイトでビザの申請に必要な書類の詳細を確認してから申請してください。

ビザ申請書様式(外務省ウェブサイト)

ビザ申請書様式(外務省ウェブサイト)

日本大使館または総領事館からビザ(査証)が発給されます。通常5業務日程度時間がかかります。

参照
ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/
就業または長期滞在ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/index.html
教授ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/visa1.html
留学ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/visa6.html
文化活動ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/visa5.html
家族滞在ビザ
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/chouki/visa9.html
在外公館リスト
http://www.mofa.go.jp/mofaj/annai/zaigai/list/index.html

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日本への入国

  1. 旅券(パスポート)・ビザ(査証)・在留資格認定証明書(COE)をもって日本に入国します。
  2. 空港の出入国審査場で、在留資格認定証明書(COE)を入国審査官に必ず提出します。
  3. 入国が許可されると、パスポートに上陸許可証が貼付され、3か月を超える在留期間が認められた人には在留カードが交付されます。(注4)上陸許可証には、許可年月日、在留期限、在留資格、在留期間が記されています。上陸許可証と在留カードに記載されている在留資格や在留期間に誤りがないか、必ず確認してください。
  4. 「留学」の在留資格が決定され、3か月を超える在留期間が認められた人は、上陸許可を受けた後に、「資格外活動許可」を申請することができます。アルバイト等、報酬を得る活動をしたい場合、この許可が必要です。申請が認められると、パスポートに証印が貼られ、在留カードの裏の資格外活動の欄に印が押されますので、確認してください。

(注4 仙空空港から入国した場合は在留カードは後日送付されます。)

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